Datos vs Información

Lean Best.

Vivimos en una época en la que la mayoría de las empresas registran muchos datos que deberían servir para analizar problemas, tomar decisiones operativas o estratégicas, en definitiva, para hacer que nuestra empresa sea más rentable y vaya mejor.

Sin embargo, la realidad encontrada a menudo es bien distinta. Los datos que se registran y llevan aparejado tiempo dedicado, por diferentes personas dentro de la organización, no se trabajan correctamente, por lo que la información extraída de ellos es muy baja o nula, haciendo que estos datos no ayuden a la organización en lo que necesita.

Entonces, lo que hay que hacer es:

• Analizar la información que necesitamos. Esto a grandes rasgos, es sencillo, aunque no tanto cuando nos detenemos en nuestro día a día a pensar sobre ello.
• Elegir el modelo en que se va a mostrar la información, para lo cual, se precisa de conocer diferentes enfoques, pros y contras de los mismos. Habitualmente es a través de informes, los cuales dan pie a textos desarrollados y se hacen poco operativos con el tiempo. Es preferible un sistema visual con indicadores base, donde se concentren los datos necesarios para dirigir el barco a buen puerto.
• Ver qué datos son necesarios para conseguir extraer la información que precisamos. Ya dispondremos de datos en nuestra organización, entonces, ¿Podemos usarlos? ¿Son suficientes? ¿Hay datos en exceso? Son preguntas que debemos hacernos en este punto.
• Quiénes son las personas que integran el proceso desde la toma de datos a la exposición de la información, y qué tiempos dedican para cada una de las fases es importante, porque no se trata de crear un sistema de análisis de información que lastre nuestra organización, sino todo lo contrario, algo ágil que permita tomar decisiones rápidas.

Este proceso, puede parecer sencillo, pero no lo es. Como se complica según se va avanzando, al final suele derivarse hacia un análisis menor que lleva aparejado un sistema de información no operativo que, a su vez, lleva a no poder tomar las mejores decisiones para la empresa.

Cada punto es importante, desde analizar lo que necesitamos saber en cada momento, hasta el como puede ser operativo, desde el punto de vista de recogida, tratamiento, y análisis del mismo.

Además, no debe llevar mucho tiempo aparejado a cada una de las partes implicadas, ya que sino, lastramos la organización a costa de tener la información y esto puede ir en contra.

Desde el punto de vista operativo, los mejores sistemas para mostrar información y analizarla en equipo o de manera individual son los paneles de indicadores, que por tamaño y sencillez, hacen fácil esta tarea.

Después de analizar diferentes empresas de LANDALUZ, nos encontramos qué datos registran todas, unas empresas más y otras menos, lo que si es significativo es que la mayoría no aprovecha más del 50% de los datos registrados, y que la información que se extrae de los datos en muchas ocasiones no es operativa para la toma de decisiones.

MANUEL ÁNGEL SÁNCHEZ RAMÍREZ

Socio / Consultor LEAN BEST